دست نوشته های پدر عمادالدین

من گنگ خواب دیده ام عالم تمام کر -من عاجزم زگفتن خلق از شنیدنش

7 راهبرد برای کنفرانس موفق
نویسنده : عباس فغانی ( معارف ) - ساعت ۳:۳٤ ‎ب.ظ روز چهارشنبه ٥ امرداد ۱۳٩٠

7 راهبرد برای کنفرانس موفق

 از این هفت تاکتیک استفاده کنید تا جلسات کنفرانس خود را از خوب به عالی برسانید

 آنچه که کنفرانس های عالی را از کنفرانس های معمولی متمایز می سازد همیشه ترفندهای تکنیکی، هتل عالی یا بودجه سخاوتمندانه سخنران نیست. در واقع آنچه هر کنفرانسی را برای مخاطبین مفید تر و به یاد ماندنی تر می سازد توجه بیشتر به قسمت های عمده برنامه ریزی کنفرانس است. در اینجا هفت راه ساده برای ایجاد بیشترین تاثیر در کنفرانس آینده شما ارائه می شود.


1-      بهترین برنامه ریز کنفرانس را انتخاب کنید

مشارکت کنندگان زیرک دیگر با تماشای رهنمودهای صنعتی یک پرزنتیشن Power Point  و به دنبال آن یک جلسه پرسش و پاسخ راضی نمی شوند. کنفرانس رو های امروزی به chat room، ای-میل، کنفرانس ویدئویی، دوره های online و درخواستنامه هایی که همکاری بین کارمندان را در سرتاسر جهان میسر می سازد دسترسی دارند- این همه با جلسه کنفرانس سنتی در رقابت هستند و به عنوان مسیری جهت تعامل با افراد جدید و رساندن این اطلاعات به همکاران عمل می کنند. این فشارها با هزینه های بالای سفر و صرفه جویی ها در بودجه شرکت و مشارکت کنندگانی که خواهان چیزی بیش از سخنرانی و پذیرایی های ناشیانه هستند، در می آمیزند.

چه چیزی کنفرانس شما را بهتر از همه این انتخاب ها می کند؟ آیا به منابع مالی و هوشی دسترسی دارید و آیا برای رشد و ارتقا به اندازه کافی وقت صرف می کنید؟ و یا توجه خود را فقط بر فروش فضای نمایش، مذاکره با رابطین فروش و کنترل لجستیک های نمایشگاهی معطوف کرده اید؟ اگر جلسات آموزشی شما ناگزیر نقش ثانوی را در نمایشگاه ایفا خواهند کرد، استخدام کسی را در نظر داشته باشید که بر کنفرانس نظارت داشته باشد و یا مسئولیت شناسایی مضامین مهم، دعوت از سخنرانان و حفظ مشارکت مخاطبین را بر عهده بگیرد. اگر نمایشگاه با مجله ای ارتباط دارد، مشارکت با نشریه صنعتی راهی برای تضمین این امر است که برگزار کننده کنفرانس واقعا مشارکت کننده شما و نیازهای او را می شناسد. اگر چندین نشریه در دسترس باشد از هرکدام بخواهید تا پیشنهادات مشارکت خود را ارائه دهند.

2-      با کمیته برنامه ریزی نکنید، با کمیته مشورت کنید

ضمن این که گردآوری بهترین نظرات در صنعت ایده ای خوبی است اما برخی از برگزار کنندگان بیش از حد بر کمیته ها تکیه می کنند. مشکل این است که معمولا یکی یا دو نفر مسئولیت های اصلی را بر عهده دارند و بر دیگر اعضای کمیته تاثیر می گذارند. این امر منجر به تحریف نیازهای صنعت شما می شود.

در واقع توصیه می شود که نشریات صنعتی و بروشورهای کنفرانس مرتبط یا رقیب را جمع آوری کنید. اما مهمتر از آن این که با مخاطب صحبت کنید. اگر نمی توانید ارزیابی جامع انجام دهید وقتی را برای گفتگوی تلفنی در نظر بگیرید.

مثلا اگر برای یک کنفرانس برنامه ریزی می کنید که مسائل مربوط به فروش را مطرح می سازد، با نمایندگان فروش آن صنعت تماس بگیرید و سئوالات استدلالی زیر را مطرح سازید:

·        سه مانع بزرگ که هنگام فروش با آنها مواجه هستید کدامند؟

·        سه مخالفت بزرگ که مقابله با آنها از همه سخت تر است، کدامند؟

·        کدام یک از گرایش های صنعت در برخوردهای شما هنگام فروش  موثرند؟

آموخته های خود را با تحقیقات صورت گرفته همراه کنید و سپس  برای اصلاح و تخلیص از نظر کمیته استفاده نمایید. به طور جداگانه با اعضای کمیته گفتگو کنید و سپس به صورت گروهی تا به این ترتیب ایده های خود را چند جانبه نگه دارید.

3-      محل برگزاری صحیح را انتخاب کنید

جلسات کنفرانس مانند سالن نمایشگاه، مثل نمایشنامه هستند- یک حس تئاتری و نمایشی که حضار را از مسیر روزانه و یکنواخت زندگی شان دور می کند و ایده ها و عقاید حرفه ای آنها را احیا می سازد.

تحلیل کنید که چگونه شرایط محیطی جلسه به این تجربه کمک می کند. کارن چایکا، معاون شرکت نمایشگاهها و کنفرانس های انجمن الکترونیک مصرف کننده، محل برگزاری متفاوتی را برای کنفرانس های خود در رده های ارشد سازمانی انتخاب کرد. او می گوید:" ما برای هر رویداد به نوع براندی که می خواهیم ایجاد کنیم می اندیشیم. اگر بخواهیم چیزی را ایجاد کنیم که انحصاری و ویژه است، آن را در مکانی انحصاری و ویژه عرضه می کنیم. این کار بر تصویر و تجربه ای که می خواهیم خلق کنیم می افزاید."

حتی اگر انحصاری بودن هدف شما نباشد، موارد موشکافانه اثری عمیق بر نحوه یادگیری مخاطبین شما دارند- مانند دمای سالن ، نورپردازی، حتی ترتیب چیدن صندلی ها.

4-      سخنرانان مناسب را انتخاب کنید یا آموزش دهید

اگر سخنران پرآوازه دارید، پرتوقع باشید. اما اگر مانند بسیاری از مدیران نمایشگاه باید از سخنرانان غیرحرفه ای صنعت خود استفاده کنید آموزش لازم را به آنها بدهید.

سخنرانان باید آموزش دهند نه این که فقط صحبت کنند. سبک های یادگیری مختلف هستند. برخی از افراد به واسطه دیدن اطلاعات را یاد می گیرند. برخی از راه شنیدن آن و برخی نیز باید برای جذب اطلاعات به شیوه فیزیکی با اطلاعات تعامل داشته باشند یا کاری با آن انجام دهند. سخنران های خوب برای هر کس چیزی ارائه می کنند. یعنی از آنچه که معلمان "گچ و نخته" یاد می کنند، امتناع می ورزند.

به سخنرانان خود توضیح دهید که یک سخنران متوسط می تواند توجه مخاطب خود را به مدت 20 الی 30 دقیقه حفظ کند. یک سخنرانی خوب و کمک های بصری ضروری هستند اما از سخنرانان بخواهید تا فعالیتی ایجاد کنند که حضار را با اطلاعاتی که فرا می گیرند به تعامل وا می دارد. بحث های بررسی موردی، تجارب حل مسئله یا فعالیت های گروهی را پیشنهاد کنید.

قبل از رویداد با سخنرانان هماهنگی لازم را به عمل آورید و از آنها بخواهید تا رئوس مطالب خود را پیشاپیش ارائه کنند تا ایجاد تغییرات جزیی میسر شود. مطمئن شوید که روش سخنران با آنچه به مشارکت کننده وعده داده اید هماهنگ و همانند است. اگر از سخنران خواسته اید که فعالیتی را برنامه ریزی کند، زمانی را برای بررسی طرح وی اختصاص دهید تا مطمئن شوید این طرح عملی و مناسب است.

نهایتا اینکه، وقت کافی برای پرسش ها در نظر بگیرید. همه از مطرح کردن سئوالات خود در گروه بزرگ احساس راحتی نمی کنند. پس امکان آن را فراهم کنید تا مشارکت کنندگان کارت های یادداشتی را به جلو بفرستند یا به جای حرکت کردن در جهت میکروفون سالن، از میکروفون های بی سیم استفاده کنید.

5-      مشارکت کنندگان را آماده سازید

چرا انتظار دارید که مردم ساکت بنشینند و اطلاعات را  بدون هیچ نوع آمادگی و نقشه قبلی جذب کنند؟ به آنها کمک کنید تا واقعا به حرف های سخنران گوش دهند. از سخنرانی خشک و یا گزافه پردازی بپرهیزید. به مخاطبین کمک کنید تا قبلا درباره عناوین کنفرانس فکر کنند. مثلا از مشارکت کنندگان بخواهید تا در فرم درخواست خود درباره علت مشارکت شان در کنفرانس مطلبی کوتاه بنویسند. آنها تمایل دارند کدام چالش های تخصصی مطرح شوند؟ این امر بدان معناست که مشارکت کنندگان قبل از ورود اهداف خود را ارزیابی می کنند.

این مطالب را به سخنرانان انتقال دهید تا آمادگی خود را افزایش دهند.

از سخنرانان بخواهید تا چیزی بیش از برگه های اعلامیه آماده کنند

 برگه های اعلامیه که سرفصل های سخنرانی را نشان می دهند همیشه ایده مناسبی هستند اما مشارکت کنندگان به چیز بیشتری نیاز دارند. مثلا  مطالبی به آنها بدهید که بتوانند در کار روزمره خود از آنها استفاده کنند.

6-      شبکه ارتباطی

به مشارکت کنندگان کمک کنید تا از وقت خود در کنفرانس بهره بیشتری ببرند برای این کار  بسیاری از کنفرانس های مهم فهرست مشارکت کنندگان را همراه با معرفی کوتاهی از آنها و ارتباطات تماس منتشر می کنند. شاید این کار برای کنفرانس های بزرگ میسر نباشد اما محلی را در وب سایت خود در نظر بگیرید تا مشارکت کنندگان بتوانند پیام های خود را قبل، طی و بعد از کنفرانس ارسال کنند. آنها را تشویق نمایید تا جلسات کوتاه خود را در فاصله سخنرانی و زمان پذیرایی ترتیب دهند. مثلا مشارک کننده ای که در خصوص خط تولید خاصی مشکل دارد می تواند چالش خود را پست کند و مشارکت کنندگان دیگری را دعوت کند تا برای تبادل نظر به وی ملحق شود.

در بازدید بعدی خود از محل برگزاری کنفرانس موارد زیر را بررسی کنید:

·        آیا سالن کنفرانس به راحتی از طریق سالن های نمایشگاه قابل دستیابی است یا مشارکت کنندگان باید وقت باارزش را برای پیدا کردن تالار همایش صرف کنند؟

·        آیا نقشه ای وجود دارد و آیا سالن ها به درستی و وضوح مشخص شده اند؟

·        آیا مکان های مناسبی برای صرف چای و قهوه وجود دارد؟ (جایی برای تنقلات و محلی برای نشستن مشارکت کنندگان ، گذاشتن وسایل شان و گفتگو با یکدیگر)

·        آیا اتاق های کنفرانس کنترل دمای مستقل دارند؟

·        نورپردازی چگونه است؟ آیا می توانید نور جلوی صحنه را کم کنید اما بقیه سالن تغییر نکند؟ آیا آیینه یا پنجره هایی وجود دارند که با سیستم های پروژکتور تداخل ایجاد کنند؟

·        آیا امکان آن وجود دارد که سخنرانان به صورت online مطلبی را ارائه دهند؟

·        ترتیب چیدن صندلی ها به چه نحو است؟ آیا صندلی ها راحت هستند؟

·        آیا ساختمان برگزاری کنفرانس پشتیبانی صوتی بصری مورد نیاز شما را ارائه می دهد؟

·        انتظار چه میزان نویز را دارید؟ دیوارهای تا چه حد عایق صوتی هستند و آیا طی برگزاری کنفرانس شما رویدادهای دیگری در اتاق های مجاور برگزار می شوند؟

به جز جلسات پرسش و پاسخ روش های دیگری برای ایجاد تعامل و مشارکت افراد وجود دارد. در اینجا چند روش بدیع مطرح می شود که شاید با نیاز های شما منطبق باشند.

 

 

تاکید بر عناوین بحث برانگیز

آیا مضامین بحث برانگیز در صنعت شما وجود دارد؟ آیا کنفرانس شما به عنوان محلی برای مطرح کردن دیدگاههای مخالف تلقی می شود؟

7-      تشویق مشارکت کنندگان به صراحت بیان

چگونه یک سخنران می تواند مشارکت کنندگان را وادار کند تا نظر خود را طی جلسات گروهی بیان کنند؟ چگونه گروهها می توانند به سرعت به توافق برسند و چگونه سخنران می تواند گروه را هدایت کند تا به جای جذب اطلاعات از فرایند اکتشاف و پژوهش استفاده کنند؟ "مرکز دمکراسی هوشمندانه" روشی را تهیه کرده است که "تسهیل دینامیک" نام دارد و در آن سخنران چیزی بیش از یک مربی است. 

منبع :

http://mojri3.blogfa.com/post-39.aspx


comment نظرات ()